يحتاج الكتبة أيضًا إلى الانسجام مع النغمة والمشاعر وأيضًا إضافة الصوت غير اللفظي ، حيث تضيف هذه الجوانب إلى الأهمية العامة. يمكن أن يؤثر التدقيق الإملائي وكذلك تحديدات التنسيق على تحليل الرسالة. على سبيل المثال ، قد تظهر مهلة قصيرة أو تعديل في النغمة استفسارًا ، وأيضًا إذا كانت الكلمات التي يتم التحدث بها ليست استفهامًا بشكل واضح.
في الآونة الأخيرة ، اكتسبت أجهزة النسخ الآلي المدعومة بالابتكار تحويل الصوت الى نص المبتكر لإقرار الكلام استحسانًا بالفعل. يمكن أن تعطي هذه الأجهزة نسخًا أولية ، والتي يمكن بعد ذلك ضبطها بدقة وفحصها بواسطة الكتبة البشريين. بينما يعمل النسخ المحوسب على تسريع الإجراء ، يظل الإشراف البشري أمرًا حيويًا للتأكد من الدقة وأيضًا فهم السياق ، لا سيما في الحالات التي تشمل الموضوعات التكنولوجية أو الدقيقة.
لإتقان فن النسخ ، يجب أن يتمتع المرء بقدرات استثنائية على الانتباه ، وفعالية اشتقاقية ، والتركيز على المعلومات ، وكذلك القدرة على الحفاظ على التركيز لفترات طويلة. إنه مزيج من الفعالية التكنولوجية بالإضافة إلى المهارة الاشتقاقية ، مما يسمح بتحسين الكلمات التي يتم التحدث بها في تصوير نصي منتظم ودقيق.
عادةً ما يستخدم الكتبة سلسلة من التقنيات لتعزيز فعاليتها وكذلك الدقة. قد يستخدمون دواسات القدم لإدارة معدل تشغيل الصوت ، وطرق لوحة المفاتيح الأسرع للإيقاف وإعادة اللف ، بالإضافة إلى تطبيق برمجي متخصص يمكنه مقارنة العديد من مكبرات الصوت. غالبًا ما يتم تضمين الطوابع الزمنية في العرض عند حدوث كل قطاع من الكلام ، مما يساعد في التوصية وكذلك السياق.
اعتمادًا على درجة المعلومات المطلوبة ، يمكن أن تكون التدوينات حرفية (كلمة بكلمة) ، أو معدلة (إصلاح القواعد وكذلك أخطاء الكلام) ، أو ذكية (إعادة الصياغة مع الحفاظ على التعريف الأساسي). تحتاج الأسواق المحددة ، مثل القانونية والسريرية أيضًا ، إلى نسخ حرفية للحفاظ على كل كلمة يتم التحدث بها للحصول على مستندات دقيقة.
النسخ هو الإجراء التفصيلي لتحويل الصوت الحديث إلى رسالة مكونة. يستلزم هذا الفن المختص الاستماع الواعي ، والفهم الاشتقاقي ، بالإضافة إلى المفاتيح الدقيقة. يلعب الكتبة ، سواء أكانوا بشرًا أم آليين ، واجبًا أساسيًا في تغيير المواد التي تم الحديث عنها مباشرةً إلى المستندات التي تم إنشاؤها والتي يمكن البحث فيها أيضًا.
تمثل اللهجات واللغات وكذلك المتغيرات في النطق صعوبات في النسخ. يمكن أن تؤثر تجربة الكاتب مع هذه التفاصيل والمخارج الاشتقاقية بشكل كبير على دقة الرسالة الأخيرة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تسجيل المصطلحات المتخصصة أو اللغة يحتاج إلى فهم لفهم الموضوع المحدد لضمان التصوير الدقيق.
الأذن الشغوفة وكذلك فهم اللهجات واللغات والسياق ضروريان في النسخ. يمكن أن يؤدي صوت التاريخ والكلام المتداخل بالإضافة إلى عوائق جودة الصوت المختلفة إلى جعل المهمة أكثر تعقيدًا. يحتاج الكتبة عادةً إلى اكتشاف كلمات غير مؤكدة ، وملء الفراغات ، وأيضًا التأكيد بشكل صحيح على الرسالة للحفاظ على قابليتها للفهم وأهميتها أيضًا.
يقدم النسخ وظائف متنوعة. يساعد العلماء في تقييم المعلومات النوعية ، والمراسلين في صياغة المنشورات ، وكذلك مصممي محتوى الويب في إنشاء منتج مؤلف من الاجتماعات أو المحادثات المسجلة بالفيديو. يتيح الوصول للأشخاص الذين يعانون من إعاقات سمعية من خلال توفير ترجمات مصاحبة لمقاطع الفيديو. كما أنه يضيف إلى الأرشفة وكذلك حماية المستندات التي تم التحدث بها للتوصية المستقبلية.
يبدأ الإجراء بالحصول على المنتج الصوتي ، والذي يمكن أن يكون في نوع الاجتماعات المسجلة بالفيديو ، والمؤتمرات ، والمحادثات ، والبودكاست ، أو أي نوع من المناقشات التي يتم التحدث بها. يستفيد الكتبة من برامج أو أنظمة متخصصة لتشغيل الصوت وأيضًا في نفس الوقت يفرزون الكلمات التي يتم التحدث بها.